Nei primi giorni di febbraio 2018, nella veste di “Preferred Supplier” del Westin Hotel Excelsior Rome, riceviamo dalla Exigent Events di Londra una e-mail a dir poco “stringata”:

Dear Sirs,

I need a quotation for AV at the Westin Excelsior on 15^th May.

We will need a large wide format projection (approx. 10m wide and 3m high) which we normally use a blended projection for (2 10K+ HD projectors) and a computer software to blend…

In addition we will need a PA with around 10 wireless microphones and a lighting package.

Da queste poche righe scaturisce uno scambio di corrispondenza e di conversazioni telefoniche tra l’agenzia londinese, l’ufficio eventi del Westin Excelsior Rome e il nostro Product Manager Eric Bassanesi, nel tentativo di “strappare” al Cliente informazioni più dettagliate per riuscire a rendere possibile la propria visione dell’evento.

Nonostante questo sforzo comunicativo, riusciamo a ottenere solo una scarna immagine che dovrebbe rispondere a tutte le nostre richieste.

La sfida

Nonostante l’esiguità delle informazioni ricevute contrapposte alle richieste degli organizzatori, la vera sfida è stata realizzare una struttura tecnica di alto livello e di sicura affidabilità il più possibile corrispondente alle esigenze del Cliente finale.

La strategia

Evitare di “sovraccaricare” la sala Winter Garden, splendida di per sé, con un allestimento audio video troppo tecnologico, realizzando un sistema integrato quasi minimalista.

La realizzazione

Un “importante” fondale di 8 metri rivestito in feltro nero TNT con base di 2,5 metri e i sovrastanti 3 metri di PVC opaco da utilizzare come schermo senza bordi. Una pedana di altrettanta lunghezza rivestita dello stesso feltro. Un impianto luci architetturale con dominante “blu” a drammatizzare il contrasto con il nero del palcoscenico e dell’allestimento della sala.
Analisi della realizzazione.
Sala Giardino d’Inverno
Impianto Audio Video:

01 Fondale di 8 metri con schermo integrato

08 Barre Led per effetti luce sul fondale

20 Par Led per effetti luce lungo il perimetro della sala

02 Video proiettori EPSON Ful HD da 10K lumen da fondo sala

01 Barco S3 4K per la regia emissioni e proiezione di immagini a tutto schermo con una risoluzione di

2880 x 1080 pixel

04 Laptop Mac

01 Regia tecnica con Mixer audio digitale

12 Radiomicrofoni digitali  Shure della serie QLX-D per le domande dai tavoli

04 Radiomicrofoni Shure della serie UR per i relatori

01 Impianto di amplificazione con altoparlanti bi-amplificati Yamaha DXR8 e due Subwoofer Yamaha DXS12

01 Set accessori quali il Perfect Cue e il LimiTimer della D’San

04 “English-Speaking Technicians” di assoluta professionalità ed esperienza, per l’assistenza durante le prove e lo svolgimento dell’evento.

Highlights:

• Tempi di realizzazione presso la sede congressuale inclusi collaudo e prove tecniche: 1 giorno
• Personale impiegato per allestimento, assistenza e smontaggio: 10 tecnici di altissima professionalità e competenza
• Project Manager: Eric Bassanesi