Organizzata dal Dipartimento di Epidemiologia della Regione Lazio (DEP Lazio), dalla ASL Roma 1, dall’Associazione Italiana di Epidemiologia e con il patrocinio di AssoArpa, si è svolta a Roma, presso l’Auditorium Parco della Musica, la XXVIII Conferenza dell’International Society For Environmental Epidemiology (I.S.E.E.), la prima ospitata in Italia, che ha riunito i ricercatori di tutti i paesi del mondo sui temi Ambiente e Salute. L’evento ha visto la partecipazione di più di mille scienziati impegnati nella ricerca sulle conseguenze dovute alla contaminazione dell’aria, dell’acqua e del suolo.

La sfida

La richiesta degli organizzatori, volta a promuovere la condivisione tra gli scienziati partecipanti attraverso lo scambio di esperienze, conoscenze e nuove idee nel campo dell’epidemiologia ambientale, è stata la linea guida sulla quale CP Centro Pilota ha sviluppato e poi realizzato la struttura tecnologica più idonea per rispondere al meglio agli obiettivi preposti.

La strategia

Utilizzare le notevoli caratteristiche architettoniche dell’Auditorium, creare una perfetta sinergia con l’alta professionalità dei responsabili facenti capo al Parco della Musica, realizzare un insieme tecnologico e scenografico il più funzionale possibile.

La realizzazione

L’intento perseguito sin dai primi istanti è stato quello di promuovere e facilitare la discussione e la comunicazione scientifica attraverso sessioni plenarie, presentazioni orali, symposia tematici, sessioni poster e corsi post-conference, grazie al nostro sistema di Centro Slide Informatizzato, che si può considerare il vero punto nevralgico di tutto l’evento. Sono state regolarmente acquisite e distribuite ben 441 presentazioni.

L’importanza della sede prescelta, gli obiettivi dell’evento e i numerosi spazi da attrezzare, tra cui la Sala Sinopoli e la Sala Petrassi, sin dal principio hanno richiesto una considerevole capacità di pianificazione, creatività, gestione e attitudine nel coordinare le numerose competenze e risorse professionali coinvolte, avendo piena coscienza che il successo dell’evento sarebbe dipeso anche dalla cura dei particolari.

Analisi della realizzazione.

Sala Giornalisti: Centro Slide Informatizzato – Sala operativa – Spazi congressuali

• 4 postazioni di acquisizione presentazioni e immediato smistamento al computer della sala impegnata
• 1 postazione per controlllo e revisione delle presentazioni
• 1 postazione per controllo e monitoring continuo di tutte le sale collegate
• 1 team multilingua di 7 tecnici informatici e 8 tecnici AV addetti alle sale

Spazi Congressuali

• 5 totem informativi aggiornati in tempo reale sugli eventi in corso
• 1 totem informativo realizzato con uno schermo sospeso di 4 metri di base nel foyer Sinopoli
• 3 postazioni Internet a uso dei congressisti
• 2 desk di segreteria informatizzati
• 413 sessioni poster giornaliere
• Area Science Slam
• 12 stand società

Sala Sinopoli: Realizzazione di una scenografia a totale copertura del palco, con incastonato uno schermo unico di circa 14 metri di base per 4,5 metri di altezza. Uso combinato di due videoproiettori da 20K lumens in HD per la videoproiezione. Una regia video per la gestione dei flussi grafici provenienti dal nostro sistema di Centro Slides Informatizzato e una regia bi-camere con telecamere broadcast.

Sale Petrassi, Risonanze, Teatro Studio, Ospiti, Studio 1, Studio 2, Studio 3, ognuna corredata di postazione per il Centro Slide Informatizzato, di impianto audio e di videoproiezione adeguati alle dimensioni delle sale e al numero dei partecipanti previsti.

Highlights:

• Tempi di realizzazione presso la sede congressuale inclusi collaudo e prove tecniche: 2 giorni
• Aziende coinvolte: 4
• Personale impiegato per allestimento, assistenza e smontaggio: 25 tecnici di altissima professionalità e competenza
• Project Manager: Cp Centro Pilota